Aufbau des Schreibens

Jede Art von Geschäftsbriefen hat ihre eigenen Merkmale, aber sie haben alle eine klare Struktur:

• Adresse des Absenders
• Datum
• Anschrift des Empfängers
• Grußwort
• Hauptteil
• Schlussfolgerung
• Höfliches Ende
• Grußformel

Lassen Sie uns mehr über jedes dieser Elemente sprechen.

Adresse des Absenders

Wenn Sie britisches Englisch verwenden, schreiben Sie Ihre Adresse in die obere rechte Ecke des Briefes. In den USA hingegen steht der Wohnsitz des Empfängers entweder in der linken oberen Ecke (unter dem Datum) oder am Ende des Briefes direkt unter der Unterschrift. Sie brauchen sich nicht mit Ihrem Namen vorzustellen: Am Ende steht eine Unterschrift.

Die deutsche Schreibweise sieht folgenderweise aus:

Beispielanschrift:
Mr. Charles Xample
Manager
Xample Company
16 Xample Street
LONDON
SW1E 6LB
GREAT BRITAIN

Im Folgenden erfahren Sie mehr darüber, wie Sie den korrekten Wohnsitz für Empfänger aus den USA und Großbritannien angeben.

Datum

Wenn Sie das Datum auf einen Geschäftsbrief schreiben, beachten Sie die Besonderheiten des britischen und des amerikanischen Formats. Im Vereinigten Königreich wird, wie bei uns, wird das Datum zuerst genannt, gefolgt von Monat und Jahr. Die Amerikaner hingegen geben zuerst den Monat an, gefolgt von Datum und Jahr.

Jonathan Livingston LLC
248A Marylebone Road
London
NW1 6JZ
UK

Im britischen Englisch steht das Datum auf einem Brief in der oberen rechten Ecke, z. B. in derselben Zeile wie die Adresse des Empfängers. In der amerikanischen Version hingegen wird das Datum unmittelbar nach der Absenderadresse rechts platziert:

Viacom Inc.
1515 Broadway
New York, NY 10036
United States

August 07, 2019

Mr Gary Steed
Head of Entertainment
The CW Network LLC
3300 West Olive Avenue # 300,
Burbank, CA 91505,
United States

Adresse des Empfängers

Die Adresse der Person, an die Sie den Brief senden, sollte in der obersten Ecke auf der linken Seite in der gleichen Zeile wie das Datum oder darunter geschrieben werden. Wenn sich der Empfänger im Vereinigten Königreich befindet, beachten Sie bitte das folgende Adressformat in englischer Sprache:

• Vor- und Nachname des Empfängers
• Position
• Name der Abteilung (falls zutreffend)
• Name der Organisation
• Hausnummer, Straßenname, Büronummer
• Stadt
• Index
• Land

Beispiel:

Mr Harry White 20 December 2020
Chairman — Board of Directors
Modest Management LLC
91 Baker Street
London
SW6 3BU
UK

Wenn der Empfänger in den USA arbeitet, wird seine Adresse zwei Zeilen nach der Adresse des Absenders oder dem Datum des Briefes angegeben, wenn Sie Ihre Adresse ans Ende schreiben. Für Amerikaner ist das Format der Adresse fast identisch mit der britischen Version, aber der Name des Staates wird zwischen der Stadt und der Postleitzahl als Abkürzung von zwei Großbuchstaben angegeben.

Eine Liste der Abkürzungen finden Sie hier:
https://abbreviations.yourdictionary.com/articles/state-abbrev.html

Ms. Zelda Jones
Chief Marketing Officer
Widgets Inc.
989 Straight Road
Springfield, OR 97477
United States

Grußworte

Beginnen Sie einen Brief immer mit der Anrede des Absenders. Die Form der Begrüßung hängt davon ab, wie gut Sie Ihren Empfänger kennen, aber in der Geschäftskorrespondenz ist es immer noch am besten, einen geschäftlichen Ton zu wahren. Für Adressen in englischer Sprache gibt es folgende Möglichkeiten:

• To whom it may concern (An alle Betroffenen): Falls Sie den Namen, das Geschlecht und die Position des Empfängers nicht kennen;
• Dear hiring manager (Sehr geehrter Personalverantwortlicher): Geeignet für Sie, wenn nur die Position des Empfängers bekannt ist.
• Dear sir/Dear madam (Dear Sir/Madam): Geeignet, wenn Sie nur das Geschlecht des Empfängers kennen.
• Dear Mr. Johnson/Dear Ms./Mrs. Johnson/Dear Dr. Johnson/Dear Prof. Johnson (Sehr geehrter Herr/Frau/Doktor/Professor Johnson): Verwenden Sie diese Adresse, wenn Sie den Namen, das Geschlecht und den Titel des Empfängers kennen. Beachten Sie, dass “Ms.” ist der Anrede “Mrs.” vorzuziehen, wenn Sie eine Frau ansprechen, es sei denn, Sie kennen ihren Familienstand. Wenn der Empfänger einen akademischen Titel trägt (Doktor/Professor), ist dieser anstelle von “Herr/Frau” anzugeben.
• Dear Elliott Page (Dear Elliott Page): Ideal, wenn Sie den Namen des Empfängers kennen, sich aber nicht sicher sind, welches Geschlecht er hat. Geeignet für nicht-binäre Personen, d. h. Personen, die sich weder als männlich noch als weiblich betrachten.
• Dear colleagues (Liebe Kollegin, lieber Kollege: Geeignet für eine Gruppe von Personen, die Sie in beruflichen Kreisen gut kennen.
• Dear Gary/Dear Phoebe  (Lieber Gary/Liebe Phoebe): Die informellste Form der Anrede, die Sie verwenden sollten, wenn Sie den Empfänger gut kennen oder häufig mit ihm kommunizieren.

Achten Sie auf die Zeichensetzung in der Adresse. Im britischen Englisch, zum Beispiel in Geschäftsbriefen nach «Mr»/«Mrs»/«Ms» wird nicht durch einen Punkt, sondern durch ein Komma abgetrennt:

• Dear Mr Styles,
• Dear Ms Nielsen,

Im amerikanischen Englisch wird nach «Mr»/«Mrs»/«Ms» ein Punkt gesetzt und am Ende der Anrede ein Doppelpunkt:

• Dear Mr. Reynolds:
• Dear Ms. Halliwell:

Einführung

Im ersten Absatz sollten Sie den Zweck Ihres Briefes mitteilen, damit der Empfänger sofort versteht, worum es im Hauptteil des Briefes geht. Verwenden Sie in der Einleitung die folgenden Klischeefloskeln:

Für Antwortschreiben:

• I am/We are writing in response to… — Ich/wir schreibe/n als Antwort auf…
• We/I recently wrote to you about… — Wir/Ich habe/n Ihnen kürzlich geschrieben über…
• With reference to your letter of 15 June, I… — Im Zusammenhang mit Ihrem Schreiben vom 15. Juni habe ich…
• In reply to your letter of 30 November, I… — In Beantwortung Ihres Schreibens vom 30. September habe ich…
• I am writing regarding our phone conversation concerning… — Ich schreibe Ihnen in Bezug auf unser Telefongespräch über…
• Further to your last e-mail… — Als Antwort auf Ihren letzten Brief…

Um Dankbarkeit auszudrücken:

• Thank you for your letter regarding the… — Vielen Dank für Ihren Brief über….
• Thank you for your letter of 6 May inquiring about… — Vielen Dank für Ihr Schreiben vom
• Thank you for contacting us. — Vielen Dank für Ihre Kontaktaufnahme.
• I appreciate your patience in waiting for a response. — Ich danke Ihnen für Ihre Geduld beim Warten auf eine Antwort.
• We/I would like to thank you for your letter of 10 January asking for / requesting information about … — Wir/Ich möchte(n) Ihnen für Ihr Schreiben vom 10. Januar danken, in dem Sie eine Frage/Anfrage zu…
• In response to your letter of 25 August, we/I would like to thank you for your interest in… — In Beantwortung Ihres Schreibens vom 25. August möchte ich mich bei Ihnen für Ihr Interesse bedanken…

Ein gemeinsames Ziel zu formulieren:

• I am/We are writing to: Ich/wir schreibe/n mit einer Absicht: inform you that… Sie informieren über… confirm… bestätigen… enquire about… angeben… complain about… sich beschweren auf…
• I recently heard about … and would like to… — Ich habe kürzlich von… gehört und würde gerne…

Um einen Antrag zu stellen:

• I am writing to ask whether you could… — Ich schreibe Ihnen, um Sie zu fragen, ob Sie…
• We would appreciate it if you would… — Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie…
• I would be grateful if you could… — Ich würde es begrüßen, wenn Sie…
• Could you please send me… — Könnten Sie mir bitte Folgendes schicken…
• Could you possibly tell us… — Wenn möglich, könnten Sie uns sagen…
• It would be helpful if you could send us… — Es wäre nett von Ihnen, wenn Sie uns…

Für Anschreiben:

• I am writing to you regarding the position of… — Ich schreibe Ihnen wegen der freien Stelle…
• I am writing to apply for the vacant position of… posted recently on HeadHunter. — Ich schreibe, um auf eine Stellenausschreibung zu antworten… die kürzlich auf HeadHunter veröffentlicht wurde.

Für Beschwerdebriefe:

• I am writing to complain about the quality of… — Ich schreibe, um mich über die Qualität zu beschweren…
• I am writing in connection with my order… which arrived… — Ich schreibe im Zusammenhang mit einer Bestellung, die eingetroffen ist…
• I am writing to draw your attention to the negative attitude of some members of your staff/some people in your customer’s service… — Ich schreibe Ihnen, um Sie auf die negative Einstellung einiger Mitglieder Ihres Teams/ einiger Mitarbeiter des Kundendienstes aufmerksam zu machen…

Hauptteil

Beschreiben Sie im zweiten oder dritten Absatz das Wesentliche Ihres Schreibens. Versuchen Sie sich kurz zu fassen: Wenn ein Absatz ausreicht, um das Wesentliche zu vermitteln, brauchen Sie keinen weiteren hinzuzufügen, um den Text zu festigen. Der Inhalt Ihres Schreibens hängt von Ihren Zielen ab: ob Sie sich um eine Stelle bewerben, eine Beschwerde oder eine Kündigung einreichen oder einem Kunden ein Produkt oder eine Dienstleistung anbieten.

Übrigens sollten Sie Ihrem Empfänger die schlechte Nachricht im “Hauptteil” des Briefes mitteilen. Am “humansten” geht dies in englischer Sprache vonstatten:

• We/I regret to inform you that… — Wir/ich bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen…
• I’m afraid it would not be possible to… — Ich fürchte, das ist nicht möglich…
• Unfortunately we are unable to… — Leider können wir nicht…
• It is with great sadness that we inform you that… — Mit großem Bedauern müssen wir…
• After careful consideration we have decided to… — Nach eingehender Diskussion und gründlicher Überlegung haben wir beschlossen…

Schlussfolgerung

Der letzte Absatz Ihres Schreibens kann sowohl Links zu Anwendungen als auch eine Aufforderung zum Handeln enthalten. Dies können Erinnerungen, Hilfsangebote und Wünsche für die weitere Kommunikation sein. Sie können die folgenden Sätze in der Schlussfolgerung verwenden:

Für Anhänge (Dateien, Fotos/Videos)

• Please find the enclosed… — Bitte beachten Sie das Begleitdokument (für gewöhnliche Briefe)
• Please find the attached… — Siehe beigefügtes Dokument (für Emails)

Hilfe anbieten:

• If you require more information, please let me/us know. — Wenn Sie weitere Informationen benötigen, lassen Sie es mich/uns bitte wissen.
• Please do not hesitate to contact me/us if you need any further assistance. — Wenn Sie weitere Unterstützung benötigen, können Sie sich gerne an mich/uns wenden.
• If you have any further questions/enquiries, please do not hesitate to contact me/us. — Wenn Sie weitere Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, mich/uns zu kontaktieren.

Um in Kontakt zu bleiben:

• I/we would appreciate your reply at your earliest convenience/at your leisure. — Ich/wir wäre(n) Ihnen dankbar, wenn Sie mir so schnell wie möglich antworten würden.
• I am looking forward to hearing from you soon/ to meeting you next week. — Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören bzw. mich nächste Woche mit Ihnen zu treffen.
• Feel free to contact me by phone or email. — Sie können mich gerne per Telefon oder E-Mail kontaktieren.
• I should also remind you that the next meeting is on March 10th. — Ich möchte Sie auch an unser nächstes Treffen am 10. März erinnern.
• We await your reply with interest. — Wir sehen Ihrer Antwort mit Interesse entgegen.
• I appreciate any feedback you may have. — Für jede Rückmeldung wären wir dankbar.
• We look forward to building a strong business relationship in the future. — Wir freuen uns auf eine starke Geschäftsbeziehung in der Zukunft.

Für dringende Fragen:

• Please give this matter your immediate attention. — Bitte widmen Sie diesem Thema dringend Ihre Aufmerksamkeit.
• Please contact me as soon as possible. — Bitte kontaktieren Sie mich so bald wie möglich.

Für eine Entschuldigung:

• Once again, I am/we are terribly sorry for taking up so much of your time. — Noch einmal: Es tut mir/uns leid, dass wir so viel von Ihrer Zeit verschwendet haben.
• Once again, I/we apologise for any inconvenience. — Ich/wir entschuldigen uns nochmals für die entstandenen Unannehmlichkeiten.

Aus Dankbarkeit:

• Nochmals vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Ihre wertvolle Zeit. – Ich danke Ihnen nochmals für Ihre Aufmerksamkeit und Ihre wertvolle Zeit.
• Vielen Dank für Ihre äußerst hilfreiche Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit. – Ich danke Ihnen für Ihre äußerst wertvolle Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit.
• Nochmals vielen Dank für Ihre Hilfe, Ihre Aufmerksamkeit und Ihre Zeit. – Wir danken Ihnen für Ihre Unterstützung, Ihre Aufmerksamkeit und Ihre Zeit.

Grußformel

Die formellsten Unterschriftsoptionen:

Yours faithfully, (wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen)
Yours sincerely, (falls Sie den Namen des Empfängers nicht kennen)

Weniger formelle Verabschiedungen in Geschäftsbriefen:

All the best, – Alles Gute
Best/kind/warm regards, – Beste Wünsche
Best wishes, – Beste Wünsche

Die meisten informellen Unterschriften:

• Best, — Alles Gute
• Take care! — Alles Gute!

Wenn Sie sich für eine geeignete Form des Abschieds entschieden haben, lassen Sie ein freies Feld für die handschriftliche Unterzeichnung des Briefes. Geben Sie dann Ihre Daten in der folgenden Reihenfolge ein:

1. Vorname und Nachname
2. Berufsbezeichnung (falls zutreffend).

Allgemeine Hinweise

1) Prüfen Sie die Briefe auf Fehler, insbesondere bei Vor- und Nachnamen;

2) Behalten Sie einen höflichen und respektvollen Ton bei;

3) Halten Sie die Formulierungen kurz und klar, um Missverständnisse zu vermeiden;

4) Vermeiden Sie Abkürzungen (I’m, it’s, can’t), Slang, Jargon und übermäßig umgangssprachliche Wörter und Ausdrücke;

5) Verwenden Sie das Personalpronomen “ich”, wenn Sie sich selbst meinen, und “wir”, wenn aus dem Kontext klar hervorgeht, wer genau gemeint ist;

6) Versuchen Sie, die aktive Sprache zu verwenden. Zum Beispiel:

Ersetzen Sie die Formulierung “Unser Treffen könnte am Donnerstag stattfinden” durch “Wir könnten uns am Donnerstag treffen”;

7) Verwenden Sie die modalen Höflichkeitsverben “könnte”, “würde” und “könnte”, wenn Sie den Empfänger um etwas bitten. Zum Beispiel:

Schreiben Sie statt “Please send me the last sales report” lieber “Could you send me the last sales report? (Könnten Sie mir den letzten Verkaufsbericht schicken?)

Verwenden Sie nicht “can” und “will”, wenn Sie fragen – das klingt im Englischen zu offensichtlich;

Halten Sie sich an das Briefformat: Absätze links aneinanderreihen und mit doppeltem Leerzeichen trennen, einfachen Abstand verwenden. Die Ränder sollten auf allen Seiten 2,5 cm betragen, und die beste Schriftart ist Times New Roman, Größe 12. Das Schreiben sollte auf einem Standard-A4-Blatt gedruckt werden.

Sie kennen nun die Grundlagen und Regeln für das Verfassen von Geschäftsbriefen auf Englisch. Vergessen Sie nicht, dass nichts das Wissen so sehr stärkt wie die Praxis. Wenden Sie sie also an, wenn Sie eine Stelle bei einem ausländischen Unternehmen suchen oder Ihre Dienstleistungen in den USA oder im Vereinigten Königreich bewerben wollen, und Sie werden sich gut verkaufen können. Viel Glück für Sie!